“DIV is ook het geheugen van de gemeente”

13 juli - Bij de afdeling Digitale Informatie Voorziening (DIV) werken ze met bevlogen, betrokken en enthousiaste collega’s. Aldus teamleider Maarten van Halderen en informatieadviseur Tex Visser. Met elkaar dagelijks aan de slag zijn voor tevreden Drechtsteden en hun inwoners. Een boeiend samenspel tussen de ambtenaar, de inwoner, het systeem en het archief. Maarten en Tex geven je een kijkje in de keuken van DIV.

Eerst sommen ze wat taken op die horen bij de afdeling DIV, zoals het ontvangen en registreren van digitale en fysieke post, het adviseren bij verschillende werkprocessen en het beheer van het archief van de Drechtsteden. Er werken circa 30 mensen bij DIV, onder wie medewerkers in de digikamer, collega’s die de opslag van de informatie controleren, beleidsadviseurs die de beleidslijnen van de afdeling en de wetten in de gaten houdt, archiefmedewerkers voor het beheren van het archief en het uitlenen van dossiers. En informatieadviseurs van wie Tex er één is. “Wij adviseren over een wens van een gebruiker en de techniek die daarachter schuilt”, zegt Tex, die na zijn traineeperiode sinds mei 2021 in vaste dienst is. “Wij, de informatieadviseurs, zijn de link tussen de mens en de machine.”

Dagelijks DIV

DIV bedient alle organisaties binnen de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden, de ene wat meer dan de andere. “We moeten steeds afwegen wat we nu, wat we later of wat we (nog) niet kunnen oppakken”, legt Maarten uit. “Daarbij zoeken we een afgewogen balans tussen maat- en standaardoplossingen. Deels hebben we het dagproces dat altijd doorloopt, zoals de post, de mails en het archief. Aan de andere kant zijn we voortdurend betrokken bij allerlei informatiestromen, waarin we adviseren met ons vizier op het gebruik en de wetten. Veel medewerkers van de Drechtsteden hebben dagelijks met het werk van DIV te maken. DIV zorgt ervoor dat al onze klanten hun werk goed kunnen doen. We begeven ons op het speelveld waar wetgeving, technologie, de gebruiker en de inwoners samenkomen. Op dat speelveld voelen we ons thuis. Onder andere verbeteren we met de klanten het klant- en zaakgericht werken. Dit doen we door te kijken hoe processen en informatiestromen beter kunnen en het systeem gebruikersvriendelijker kan. Om dit te kunnen doen werken we goed samen met de functioneel beheerders van het SCD. DIV geeft advies en levert een productowner en een scrummaster. De productowner zorgt voor de juiste prioritering en de scrummaster begeleidt het team dat de verbetering realiseert.”

Praatplaat

Speciaal voor de afdeling DIV is er een Praatplaat gemaakt. Op deze plaat staat exact wat DIV is en doet. Zo lees je bijvoorbeeld dat DIV in 2020 meer dan 100.000 poststukken (inclusief e-mails) zijn binnengekomen. Dat zijn er 48 per uur. Bijna 46.000 poststukken zijn opgeslagen in InProces en ruim 46.000 in Mozaïek. Dat zijn vier nieuwe registraties per drie minuten. Ook zijn er 2.700 fysieke dossiers aangemaakt en geregistreerd.

Hartstocht als bindende factor

Tex ervaart de afdeling DIV als een goed geoliede machine. “Zonder DIV ligt het postproces volledig stil”, stelt Tex krachtig. “De schriftelijke communicatie met de burgers zou stoppen. Desondanks ervaar ik een groot gevoel van vrijheid, mag sparren, krijg feedback van klanten en ontwikkel me dagelijks.” Maarten voegt daaraan toe: “We zijn onderling kritisch op elkaar, soms moeten we een wiel van onze geoliede machine smeren. Altijd onderweg om ons werk beter te maken, terwijl de trein voortdurend doorrijdt. Hier werken collega’s met veel verschillende kwaliteiten, met hartstocht voor het werk als bindende factor. Momenteel maken we slagen met rapportages naar de klant, zodat we hen in het vervolg nog beter kunnen bedienen. We kregen recent mooie complimenten van het Ingenieursbureau, de gemeente Hardinxveld-Giessendam en het Juridisch Kenniscentrum. Soms is het laveren, omdat we te maken hebben met de ambtenaar, het systeem en het archief. De belangen botsen wel eens, maar we werken prima samen voor de burger, en dat is het allerbelangrijkste.”

20210713_Praatplaat Digitale Informatievoorziening (DIV)-DEF​​​​​​​​​​​​​​

Deel op social media: